災い転じて福となる?会場側の粋な計らい

災い転じて福となる?会場側の粋な計らい

結婚式の準備を始めると、予想していなかったトラブルは必ずひとつふたつは起こるもの。
前回、「聞いてない!?会場決定後に思わぬトラブルが…!」の記事で、式場プランナーの対応のひどさから、挙式直前の会場変更を余儀なくされた亜紀子さん。
その後の式場でもトラブルがあったとのお話ですが、こちらの式場の対応はどうだったのでしょうか…?

「新しく別のホテルの式場を予約したんですけど、なにぶん急な変更だったので、私達もバタついて…。
それで確認が足りてなかった部分もあったと思いますけど、なんと
“遠方から来て頂ける宿泊の招待客のお部屋が取れていない”
ということが、私達のほうから、最後の確認に…とホテルに電話を入れて、発覚したんです…。」

ま、まさに、一難去ってまた一難ですね…。

「結局、担当者にすぐに対応してもらって、お客様には問題なくお泊り頂けました。
けど、『折角気持ちも新たに新しい会場を選んだのに、またトラブルか…』
と正直、暗い気持ちになってしまって…」

一生に一度の結婚式が、このまま悲しい思い出になってしまうのか…。
亜紀子さんの心配は、当日まで続きました。

そして迎えた披露宴当日。

「本番は何の問題もなくスムーズに終わる事ができました。
そして、予想してなかった会場からの粋な計らいがあったおかげで、結婚式の思い出は、とってもあたたかいものになったんですよ♪」

おお!その粋な計らいとは一体…?

「おそらく、宿泊トラブルのお詫びだと思うのですが、披露宴の料理が明らかにグレードアップしていたんです。
試食の時より良い物が提供されていて、びっくり!
もちろんトラブルの当事者だった招待客の皆様からも
『お料理がとっても美味しかったよ』
と、満足のお言葉をいただくことが出来て、よりいっそう祝福して頂いた気持ちになれて、笑顔で終える事ができました。
グレードアップのことは私達も知らなかったので、ちょっとしたサプライズみたいで、幸せな気持ちになれました♪」

一つ目の会場探しの時から、いろいろなトラブルに直面し続けてきた亜紀子さん。

「無事に披露宴を終えられるか心配でしたが、まさに
『幸い転じて福となす』
二つ目の会場の皆さんの気の利いた対応で、思い出に残る良い結婚披露宴を上げる事ができたと思います」

トラブルは出来れば避けたいもの。
ですが、起きてしまったトラブルにどのように対処し、新郎新婦とゲストの気持ちを明るく持ち直させるかが、
式場の腕の見せ所、ということですね。


<今回のケーススタディ>

予約時のミスというのもまた、結婚式準備で多く見られるトラブル事例のひとつです。
ホテルの宿泊予約以外にも、お料理や席の人数予約や、挙式時間のズレ。
いろいろなパターンがありますが、このトラブルを回避するにはどのような方法が効果的なのでしょうか?

  1. プランナーとのやり取りは出来るだけ電話ではなくメールで行う
    いちばん簡単で確実な方法は、メールを使うことです。
    特に、人数や時間、金額などの重要事項のやり取りは、できるだけ文章で残しましょう。
    たとえば電話では聞き間違いやすい「12人(じゅうににん)」「10人(じゅうにん)」などの勘違いを防ぐことが出来ます。
    また、メールのあて先を担当プランナーだけでなく、CCで式場のプランナー全体で見られるアドレスに送るようにしておくことも効果的。
    万が一、担当プランナーが失念したり勘違いしていることを、他の人がリマインドしてくれるかもしれません。
  2. 各種予約の確認は30日前までに
    30日前を過ぎると、格段に予約の変更がしずらくなります。
    多くのホテルや旅行代理店では、キャンセルや変更を無料で出来る期間を30日前まで、としています。
    (中には7日前まで無料、というところもありますが…)
    また、万が一予約がされておらず、該当のホテルが埋まっていた!という場合でも、30日あれば、近隣のホテルを余裕をもって押さえる等、対応がしやすくなります。
    30日前までに必要数の確定と予約、そして予約の確認を必ず行いましょう。
  3. 宿泊者の予約リストや提携レストラン利用時の予約控えは、必ず貰う
    ホテル式場の場合、提携レストランでの二次会や、同一ホテルの宿泊手配については、プランナーさんが
    「こちらでやっておきます」と言ってくれて、特に予約控えなどが発行されないことがあります。
    確かにそのときは、煩わしいことをやってくれて助かるのですが、予約控えがないと、今回のようなケースが起こってしまうこともあります。
    プランナーさんに余計な手間をかけて申し訳ないなあ…という気持ちになるかもしれませんが、必ず同一会場であっても、予約表の控えは事前に頂くようにしましょう。

また、今回の亜紀子さんのケースのように、トラブルが起こってしまったとしても、式場の方の気遣い、配慮次第ではそれを好機に転ずることができます。
だからと言って新郎新婦から「お詫びにコレをサービスしろ!」というのはあまり良いことではありません。
でも、もし今回のように式場側がそっと粋なサプライズをしてくれたら…。
トラブルでの暗い気持ちは、さーっと水に流して楽しむように努めることも、晴れの日をいい思い出にするポイントになるでしょう。

<今日のひとこと>

「確認は、プランナーさんにウザがられるくらいに念入りに!」

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

この記事の著者

tamaライター・編集

ライター兼編集手伝い
2015年2月に、準備期間2ヶ月という超特急結婚式を終えたばかりの新人。
趣味はネトゲとTRPGとプリザーブドフラワー。
(写真は手作りのフラワーリングピロー)

この著者の最新の記事

関連記事

コメントは利用できません。

ページ上部へ戻る